Normas del Herbario Nacional de Venezuela (VEN)

CAPÍTULO I Exposición de motivos

El Herbario Nacional de Venezuela se fundó en 1921 como parte del Museo Comercial e Industrial de Venezuela, el cual estaba bajo la dirección del naturalista Henri Pittier y se inició con las colecciones históricas de José Maria Vargas, Adolfo Ernst, Alfredo Jahn y del propio fundador. En 1924 es reconocido oficialmente como herbario. Durante la década de los 40 la colección creció notablemente con las contribuciones botánicas de investigadores como Llewelyn Williams y Julian Steyermark.

El Herbario Nacional de Venezuela fue trasladado en 1958 a su sede actual en el Jardín Botánico de Caracas y en 1964 se registró con las siglas VEN en el Index Herbariorum, directorio de herbarios públicos del mundo a cargo de la Asociación Internacional de Taxonomía de Plantas (IAPT) y el Jardín Botánico de Nueva York (NYBG).

Desde 1991, está adscrito a la Fundación Instituto Botánico de Venezuela (FIBV) y actualmente al Instituto Experimental Jardín Botánico Dr. Tobías Lasser, ubicada dentro de la Ciudad Universitaria de Caracas, decretada por la UNESCO Patrimonio de la Humanidad en el año 2000 y conformada por las Instituciones Universidad Central de Venezuela (UCV), Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales (MARN), Fondo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación – Ministerio de Ciencia y Tecnología (FONACIT-MCT) e Instituto Nacional de Parques (INPARQUES).

Artículo 1.- El Herbario Nacional de Venezuela, VEN, posee la mayor colección de plantas secas existente en el País, con aproximadamente 400.000 especimenes que incluyen: Algas, Hongos, Líquenes, Briofitas, Helechos, Gimnospermas y Angiospermas. Cuenta además con colecciones accesorias como la xiloteca y una pequeña colección húmeda de orquídeas.

Artículo 2.- El Herbario nacional de Venezuela está adscrito a la Presidencia de la FIBV y su estructura organizativa comprende un Curador General, un Jefe de División de Plantas Vasculares, un Jefe de División de Plantas No Vasculares, un grupo de Curadores adjuntos y personal técnico, de acuerdo con el Reglamento interno de la FIBV. Artículo

3.- El Curador General es el Director del Herbario y tiene bajo su responsabilidad la custodia, mantenimiento y enriquecimiento de las colecciones del Herbario Nacional de Venezuela. Coordina y supervisa las diferentes actividades de gestión y buen funcionamiento del Herbario; asimismo, es responsable de mantener relaciones con otros Herbarios Nacionales y Extranjeros con el fin de establecer convenios y/o programas de cooperación. Artículo

4.- El Jefe de División de Plantas Vasculares y el de Plantas no Vasculares y Afines se encargan de coordinar, planificar y supervisar las actividades de organización, identificación y actualización taxonómicas de las colecciones de cada grupo, respectivamente, y que son llevadas a cabo por los Curadores Adjuntos. Los Curadores Adjuntos son investigadores de la Dirección de Investigación y Desarrollo, quienes se encargan de la identificación y actualización taxonómica de los grupos a su cargo, supervisión, mantenimiento y organización de las colecciones que estudian, así como del enriquecimiento del herbario mediante investigaciones de la flora y exploraciones botánicas.

Artículo 5.- El propósito del Herbario Nacional de Venezuela, VEN, es ofrecer una representación lo más completa posible de la flora de las distintas regiones de Venezuela, facilitar su estudio científico, así como realizar exploraciones e investigación científica y divulgar información de los distintos componentes de la flora y la micobiota del país.

Artículo 6.- El Herbario Nacional de Venezuela, VEN, interactúa constantemente con otros herbarios, tanto nacionales como extranjeros, con la finalidad de fortalecer las investigaciones botánicas dentro y fuera del país. Tales relaciones se reflejan en diferentes transacciones con muestras botánicas, tales como el envío y solicitud de préstamos, intercambios, donaciones y regalos para determinación por especialistas. No obstante, VEN no autoriza el acceso a los recursos genéticos de las muestras enviadas, en cumplimiento de la Ley de Diversidad Biológica y del Régimen Común de Acceso a los Recursos Genéticos de los países del Acuerdo de Cartagena (Decisión 391). Asimismo, da cumplimiento a la normativa vigente del Convenio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestre (CITES).

CAPÍTULO II De la Adquisición de especímenes

Artículo 7.- El enriquecimiento de la colección de especímenes del Herbario Nacional de Venezuela tiene lugar a partir de cuatro fuentes: i. Colecciones realizadas por investigadores del IEJB Dr. Tobías Lasser ii. Donaciones de especímenes por parte de colectores e instituciones iii. Intercambio de muestras con otras instituciones iv. Regalos para determinación

Artículo 8.- La recepción de muestras de manera ordinaria es coordinada por el Curador General con la participación de al menos un miembro del grupo del Curadores adjuntos. La aceptación de muestras botánicas de forma rutinaria es responsabilidad del Curador General del Herbario. Cuando se reciban donaciones de colecciones completas que tengan características particulares (por su tamaño, naturaleza, procedencia, costos elevados de mantenimiento, entre otros), su aceptación será elevada a la Presidencia de Instituto Experimental Jardín Botánico Dr. Tobías Lasser.

Las muestras a ser depositadas en VEN deben cumplir los siguientes requisitos: 

•  Estar respaldadas por el permiso de colección o contrato de acceso (de ser el caso) oficial emitido por el Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales y/o la Dirección Sectorial de Parques Nacionales del Instituto Nacional de Parques, INPARQUES.

• Poseer rótulos indicando nombre del colector, lugar y fecha de colección, información básica sobre el espécimen y preferiblemente estar identificado al menos a nivel de familia. En el caso de grupos como Algas, Hongos, Líquenes y Briofitas se pueden aceptar a nivel de Orden o División. Preferiblemente, las muestras deben estar acompañadas por una lista impresa.

Artículo 9.- El Curador General extenderá un Certificado de Depósito, en el cual se indicará el número de muestras, localidad de colección y documentos entregados. Parágrafo Único.- Es potestad del Curador General y/o los Jefes de División del Herbario Nacional de Venezuela, VEN, decidir cuáles muestras son aptas para el ingreso a las salas de la colección.

CAPÍTULO III De los préstamos

Artículo 10.- El Herbario Nacional de Venezuela atenderá solicitudes de préstamos de muestras, tanto nacionales como extranjeras. La comunicación indicará el motivo y taxón (es) objeto de la solicitud y el compromiso de mantenimiento adecuado de los especímenes solicitados.

Artículo 11.- Es potestad del Herbario Nacional de Venezuela seleccionar el material a prestar, así como la forma de transporte para enviarlo al herbario que lo ha solicitado.

Artículo 12.- El Herbario Nacional de Venezuela, VEN, se reserva el derecho de atender préstamos cuando, por razones de cualquier índole, exista duda sobre la integridad física (conservación) del material o cuando la disponibilidad de éste sea escasa. Atenderá sólo excepcionalmente solicitudes de préstamo de material Tipo y material Histórico.

Artículo 13.- El Herbario Nacional de Venezuela, VEN, otorgará préstamos con vigencia de un año; si a la fecha de su vencimiento no han sido devueltos, se solicitará la devolución. Los préstamos podrán extenderse por más tiempo o ser transferidos a otros herbarios, previa solicitud escrita del herbario responsable, aceptación por escrito del nuevo herbario que se hará responsable por las muestras y aprobación del Curador General.

Artículo 14.- El Herbario Nacional de Venezuela, VEN, tramitará solicitudes de préstamos a otros herbarios, para los investigadores adscritos al Instituto Experimental Jardín Botánico Dr. Tobías Lasser que así lo requieran.

Artículo 15.- El Herbario Nacional de Venezuela podrá tramitar solicitudes de préstamos de muestras requeridos por profesionales externos y estudiantes universitarios, siempre y cuando presenten por escrito el tema o proyecto de la investigación, así como el aval escrito de la institución a la cual pertenecen.

Artículo 16.- Cuando VEN requiera la identificación de muestras únicas (unicatas) por parte de un especialista, éstas se podrán enviar como préstamo para identificación, previa aceptación de dicho especialista y del responsable del herbario al que pertenece.

Artículo 17.- Las muestras prestadas deben ser devueltas con nuevas identificaciones o con la confirmación de la identificación.

CAPÍTULO IV De los intercambios, donaciones y regalos para determinación

Artículo 18.- El destino y condiciones de las muestras a ser intercambiadas o donadas a otros herbarios debe ser evaluado en conjunto por el Curador General y los Curadores adjuntos, y el Curador General establecerá por escrito las condiciones que se hubiesen acordado para cada caso en particular.

Artículo 19.- En el caso de los intercambios, que en primera instancia será muestra por muestra, las condiciones incluyen tipo e interés de las muestras para el herbario, calidad y cantidad de las muestras a recibir, así como los costos de envío, de ser el caso.

Artículo 20.- Los regalos para determinación de muestras pertenecientes a la colección de VEN están sujetos a la existencia de duplicados de las mismas y serán enviados sin montar.

Artículo 21.- El destino del envío de muestras como regalos para determinación, producto de una colección derivada de un proyecto de la Instituto Experimental Jardín Botánico Dr. Tobías Lasser, se podrá establecer de mutuo acuerdo entre el investigador responsable del proyecto y el Curador General.

Parágrafo Único Todo trámite de rutina relacionado con préstamos, intercambios, donaciones y regalos para determinación de las colecciones de VEN, debe ser aprobado por el Curador General del Herbario. Casos especiales (por su naturaleza, número de muestras, costos de los envíos), deben ser elevados a instancias superiores (Presidencia) del Instituto Experimental Jardín Botánico Dr. Tobías Lasser.

CAPÍTULO V Del fraccionamiento de las muestras y solicitud de remoción de partes de muestras botánicas

Artículo 22.- El Curador General del Herbario Nacional de Venezuela, VEN, evaluará conjuntamente con los Curadores adjuntos las solicitudes de remoción de partes de muestras herborizadas para estudios científicos especiales que impliquen la destrucción de los fragmentos extraídos. El Curador General otorgará una autorización escrita.

Artículo 23.- El investigador interesado debe enviar carta de solicitud, indicando la finalidad de la misma y el tipo de material requerido, y debe anexar el aval escrito de la institución de procedencia. Asimismo, deberá anexar a la solicitud, la copia del proyecto de investigación.

Artículo 24.- En cada exsiccatum del cual se haya hecho sustracción de alguna fracción, se deberá anexar una etiqueta especial que indicará el tipo de material removido y el estudio realizado.

Artículo 25.- El Herbario Nacional de Venezuela no aprobará, bajo ningún concepto, la remoción de partes de taxa cuya colección está constituida por un sólo espécimen, ejemplares únicos (unicata), colecciones Tipo o Históricas.

Artículo 26.- Cuando la remoción de fragmentos sea con fines de identificación taxonómica de la muestra, los fragmentos extraídos deben ser incorporados en el sobre destinado para tal fin en el exsiccatum.

CAPÍTULO VI  De la Normativa Interna del Herbario Nacional de Venezuela, VEN

Artículo 27.- Cualquier muestra a ser incorporada al Herbario Nacional de Venezuela, VEN, ya sea de forma permanente, para su estudio o identificación, debe recibir previamente tratamiento de desinfección por parte del personal de apoyo técnico de la Curaduría.

Artículo 28.- Toda muestra que vaya a ser incorporada a las salas de las colecciones del Herbario Nacional de Venezuela debe poseer un número de registro y estar incorporada en la base de datos del Herbario.

Artículo 29.- Los especímenes que consten de varias láminas se les deben asignar el mismo número de registro del Herbario Nacional de Venezuela.

Artículo 30.- El Herbario Nacional de Venezuela permitirá la toma de fotografías a las colecciones previa autorización del Curador General.

Artículo 31.- El Herbario Nacional de Venezuela (VEN), debe ser citado en toda publicación derivada de consultas realizadas en sus colecciones. Cuando la investigación contemple un estudio sistemático de la flora de Venezuela, debe enviarse copia de la publicación para su incorporación a la Biblioteca Henri Pittier.

CAPÍTULO VII De las Normas del usuario de VEN

Artículo 32.- No está permitido introducir material botánico fresco a las salas de la colección del Herbario Nacional de Venezuela.

Artículo 33.- El ingreso a las salas de la colección debe estar autorizado por el Curador General o Curadores adjuntos. El usuario deberá indicar el objeto de la visita.

Artículo 34.- Cuando las consultas de la colección del Herbario Nacional de Venezuela (VEN) sean periódicas, se deberá hacer una solicitud por escrito haciendo referencia al proyecto de investigación en ejecución. En el caso de trabajos de pre y postgrado la carta debe ser enviada por el Tutor.

Artículo 35.- Las visitas guiadas con fines docentes, visitas de estudiantes de bachillerato y aficionados que quieran consultar las colecciones, deberán ser atendidas por el curador general o alguno de los curadores adjuntos. En el caso de las visitas con fines docentes, éstas deben ser notificadas por escrito y con suficiente antelación.

Artículo 36.- Cuando el usuario requiera introducir muestras botánicas a las salas de la colección del Herbario Nacional de Venezuela, éstas deben ser entregadas al personal del herbario al menos 48 horas antes, para ser sometidas a congelación preventiva, como medio de control de contaminación con plagas.

Artículo 37.- La revisión de los especímenes deberá hacerse encima de los mesones de trabajo presentes en las sala, y en ningún caso los especímenes de una carpeta deben ser manipulados como las hojas de un libro, sino que serán colocados uno encima de otro, siempre con la muestra hacia arriba. El usuario puede extraer las muestras de las estanterías y luego de su uso colocarlas nuevamente en su lugar respectivo.

Artículo 38.- Para la consulta de los especímenes de colecciones Tipo y/o colecciones Históricas, el usuario debe solicitar la autorización del Curador General.

Artículo 39.- Bajo ningún concepto el usuario puede realizar cambios de muestras en las carpetas; si observa errores en el intercalado de las muestras, éstos deben ser notificados al personal del herbario.

Artículo 40.- Bajo ningún concepto el usuario debe dejar muestras en periódico o dejar paquetes con muestras abandonadas en los mesones de las salas de la colección del Herbario Nacional de Venezuela.

Artículo 41.- Cuando se realicen nuevas identificaciones, éstas deben indicarse en las etiquetas destinadas para tal fin sin remover las etiquetas anteriores; las muestras actualizadas e identificadas deben ser entregadas al Curador General.

Artículo 42.- En el Herbario Nacional de Venezuela, VEN, está prohibido suprimir información contenida en las exsiccatas; también está prohibido realizar anotaciones o marcas en los pliegos.

Artículo 43.- El usuario del Herbario Nacional de Venezuela no debe remover partes de material de las exsiccatas sin la previa autorización del Curador General.

Artículo 44.- Todo visitante debe firmar el libro de registro de visitantes del Herbario Nacional de Venezuela.

Artículo 45.- Todo usuario que requiera el apoyo del Herbario Nacional de Venezuela para el secado de muestras, debe llenar un formulario y acatará las normas de uso de la sala de secado.

Artículo 46.- Bajo ningún concepto el usuario desenchufará, moverá o manipulará cualquier equipo del Herbario Nacional de Venezuela.

Artículo 47.- No está permitido fumar, comer o beber en las instalaciones del Herbario Nacional de Venezuela.

Artículo 48.- El incumplimiento de las normas conllevará a la aplicación de sanciones al visitante, tales como la cancelación temporal del derecho a las visitas y al uso de la colección del Herbario Nacional de Venezuela.